Diciembre es el mes en que más se vende y también el mes en que muchos negocios hacen su inventario físico: contar toda la mercancía para saber con qué terminan el año. Bien hecho, ese conteo le dice cuánto vale su negocio, qué se pierde y qué conviene comprar en enero. Mal hecho, son dos días perdidos y una cifra en la que nadie confía.
1. Escoja el día y avise con tiempo
El mejor momento es el último día de ventas del año o el primer día hábil de enero, con el local cerrado o en un horario de poco movimiento. Avise a proveedores para que no lleguen pedidos ese día y a sus clientes si va a cerrar unas horas.
2. Ordene antes de contar
- Junte cada producto en un solo lugar: lo que está en el estante y lo que está en la bodega.
- Separe lo dañado o vencido para contarlo aparte.
- Termine de registrar las compras y devoluciones pendientes.
3. Divida el negocio en zonas
Asigne cada estante o pasillo a una persona y numere las zonas. Así nadie cuenta dos veces lo mismo ni deja un rincón sin contar. En negocios grandes funciona bien que dos personas cuenten la misma zona y comparen.
4. Cuente por unidad de venta
Cuente en la misma unidad en la que vende: unidades, kilos, metros o bultos. Si vende cable por metro, cuente metros, no rollos. Este error es de los que más descuadran el inventario en ferreterías y graneros.
5. Compare con lo que dice el sistema
Las diferencias entre lo contado y lo registrado son la información más valiosa del conteo: muestran pérdidas, errores de digitación o ventas que no se registraron. Revise primero las diferencias más grandes en dinero, no en cantidad.
6. Ajuste y cierre el año
Registre las cantidades reales para empezar enero con el inventario correcto. Guarde el reporte del valor del inventario al costo: su contador lo va a necesitar para la declaración.
Cómo lo hace más fácil un software de inventario
Con un software de inventario como VicperStock el sistema ya sabe cuánto debería haber de cada producto, porque descuenta cada venta y suma cada compra. Usted descarga la lista a Excel, anota lo contado y la vuelve a cargar: el sistema ajusta las diferencias y deja el registro en el kardex de cada producto. Si su negocio está en Santa Marta, le ayudamos en persona a dejar el inventario inicial cargado.
Errores comunes que debe evitar
- Contar mientras se sigue vendiendo sin registrar esas ventas.
- Mezclar mercancía en consignación o de clientes con la propia.
- No contar los productos sin código o a granel porque "es poquito".
- Hacer el conteo una sola vez al año: un conteo rápido por categorías cada mes evita sorpresas en diciembre.