Esta política explica cómo VICPER SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 902.083.476-1, con domicilio en Santa Marta, Colombia (en adelante, VICPER), trata los datos personales relacionados con el software VicperStock POS, el sitio web vicperstock.com y la aplicación app.vicperstock.com, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.
1. Responsable del tratamiento
VICPER SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 902.083.476-1, con domicilio en Santa Marta, Colombia. Correo para asuntos de datos personales: contacto@vicpersolutions.com.
2. Dos tipos de datos y dos papeles distintos
Datos de nuestros clientes y usuarios. Son los datos de los negocios que contratan VicperStock POS y de las personas que ingresan al sistema: nombre, correo, teléfono, cargo o rol, datos de facturación y de pago de la suscripción, y registros de uso (por ejemplo, fecha del último ingreso y acciones hechas en el sistema). Sobre estos datos, VICPER actúa como responsable del tratamiento.
Datos que cada negocio guarda en el sistema. Cada negocio registra en VicperStock POS información de sus propios clientes (nombre, documento, correo, teléfono, compras y saldos de fiado), empleados y proveedores. Sobre esa información, el negocio es el responsable y VICPER actúa como encargado: la guarda y la procesa solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del negocio. Cada negocio debe obtener la autorización de sus clientes cuando la ley lo exija y atender sus solicitudes; VICPER le ayudará a hacerlo.
3. Para qué usamos los datos
- Crear y administrar la cuenta, permitir el ingreso y prestar el servicio contratado.
- Cobrar la suscripción, emitir facturas y llevar la contabilidad de VICPER.
- Dar soporte técnico, capacitación y responder solicitudes.
- Enviar avisos sobre el servicio: vencimientos, cambios, mantenimientos, seguridad y recuperación de contraseña.
- Generar los documentos de venta y, cuando el negocio lo active, enviarlos a la DIAN a través de un proveedor tecnológico autorizado y al correo del comprador.
- Mantener la seguridad del sistema, prevenir fraudes y llevar el historial de cambios de cada negocio.
- Enviar información comercial de VicperStock POS, solo si el titular lo autorizó; puede pedir que no se la enviemos en cualquier momento.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
No vendemos ni alquilamos datos personales.
4. Derechos de los titulares
Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos dio, salvo los casos en que la ley no la exige.
- Saber, previa solicitud, qué uso le hemos dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber hecho su consulta o reclamo ante VICPER.
- Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Consultar gratis sus datos personales.
5. Cómo hacer consultas y reclamos
Escriba a contacto@vicpersolutions.com con su nombre, número de documento, la descripción de lo que solicita, la dirección o correo donde quiere recibir la respuesta y, si aplica, los documentos que la soporten.
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
Si su solicitud es sobre datos que un negocio guarda en VicperStock POS (por ejemplo, usted es cliente de una tienda que usa el sistema), diríjala a ese negocio. Si nos llega a nosotros, se la trasladaremos y le avisaremos.
6. Seguridad
Los datos viajan cifrados (HTTPS). Las contraseñas se guardan cifradas y nadie, ni siquiera VICPER, puede verlas. Cada negocio solo puede ver su propia información, el acceso se controla por usuario y rol, y el sistema registra los cambios importantes. Hacemos copias de seguridad periódicas. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la SIC según la ley.
7. Dónde se guardan los datos
El servicio funciona en servidores de un proveedor de infraestructura en la nube ubicados en la Unión Europea. Esto implica una transferencia o transmisión internacional de datos a un territorio que ofrece niveles adecuados de protección de datos. Al usar el servicio, el titular la autoriza. También pueden intervenir proveedores necesarios para el servicio, como el de pagos en línea, el de correo electrónico y el proveedor tecnológico de facturación electrónica, siempre con el deber de proteger los datos.
8. Cuánto tiempo los guardamos
Mientras la cuenta esté activa y, después, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. Cuando un negocio cancela el servicio, puede pedir una copia de su información antes de que se elimine.
9. Datos de menores de edad
VicperStock POS está dirigido a negocios y no está pensado para que lo usen menores de edad. Si un negocio registra datos de menores, debe hacerlo respetando sus derechos y con la autorización de sus representantes.
10. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política de forma importante, lo avisaremos en el sitio web o por correo antes de aplicar los cambios.
Vigente desde: 9 de noviembre de 2026.