Cuadrar la caja es comprobar que el dinero que hay coincide con el que debería haber. Parece simple, pero muchos negocios terminan el día con una diferencia que nadie sabe explicar. Estos son los pasos para que eso deje de pasar.
1. Abra la caja con una base contada
Al iniciar el turno, cuente el efectivo del cajón y regístrelo como base. Esa cifra es la referencia de todo el día. Si cambia el cajero a mitad de jornada, cierre un turno y abra otro: cada persona responde por su propio tiempo.
2. Registre cada venta con su medio de pago
Efectivo, Nequi, Daviplata, tarjeta o fiado. Separar los medios de pago es clave: solo el efectivo debe estar en el cajón, y lo demás se concilia con los extractos.
3. Anote toda salida de dinero
El domicilio que se pagó, el hielo que se compró, el adelanto a un empleado. Cada salida de efectivo se registra como gasto del turno, con su motivo. Las salidas sin registrar son la causa número uno de los descuadres.
4. Al cerrar, cuente sin mirar el sistema
Cuente billetes y monedas antes de ver cuánto debería haber. Así el conteo es honesto y no se "acomoda" al número esperado.
5. Compare y registre la diferencia
La fórmula es:
Efectivo esperado = base + ventas en efectivo − gastos del turno
Si lo contado es igual, la caja cuadra. Si es mayor, hay un sobrante; si es menor, un faltante. En ambos casos se registra la diferencia, porque un sobrante también indica un error: por ejemplo, un cambio mal entregado o una venta cobrada y no registrada.
Qué hacer cuando no cuadra
- Revise si hubo ventas en Nequi o tarjeta marcadas como efectivo.
- Busque gastos que se pagaron y no se anotaron.
- Revise las anulaciones del día.
- Si la diferencia se repite con el mismo cajero, hable con él con los datos en la mano.
Un sistema hace las cuentas por usted
Con un POS, el efectivo esperado se calcula solo y el cierre muestra en segundos si sobra o falta, con el nombre del cajero y el historial de cada turno.